Contrato de transmisión de datos personales (Responsable–Encargado)
Versión: borrador-2026-10-r2 · Última actualización: [FECHA]
Este contrato complementa los Términos y condiciones y aplica a los datos personales de clientes, proveedores, empleados u otras personas que el comercio (Responsable) carga en multi. multi (Encargado) los trata por cuenta del comercio, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (Decreto 1074 de 2015).
1. Objeto, duración y naturaleza
Prestar el servicio de gestión de inventario, ventas, servicios, cartera y recibos. Dura mientras el comercio use multi. Tipos de datos: identificación, contacto, ubicación general y datos comerciales de terceros (incluye placas o seriales de sus bienes). Titulares: clientes, proveedores y empleados del comercio.
2. Obligaciones del Responsable (el comercio)
a) Contar con la autorización de los titulares o con otra base legal para tratar sus datos y transmitirlos a multi. b) Informar a los titulares sobre el tratamiento, sus derechos y los canales para ejercerlos. c) Cargar solo los datos necesarios para su operación y mantenerlos actualizados. d) Atender directamente las solicitudes de los titulares. multi le facilitará las herramientas (exportación, edición, desactivación) y lo apoyará cuando la solicitud llegue a multi.
3. Obligaciones del Encargado (multi)
a) Dar tratamiento, a nombre del comercio, a los datos personales conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012, solo para prestar el servicio, según las instrucciones del comercio y la finalidad que los titulares hayan autorizado; no usarlos para fines propios. multi se compromete a aplicar las obligaciones del comercio bajo la política de tratamiento que este adopte y a las leyes vigentes (Decreto 1377 de 2013, art. 25, compilado en el Decreto 1074 de 2015). b) Garantizar la confidencialidad y adoptar medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas (aislamiento por comercio, cifrado en tránsito, control de acceso, auditoría, respaldos). c) Que el personal con acceso esté sujeto a confidencialidad. d) No transferir ni ceder los datos, salvo a los subencargados autorizados (§4) o por orden de autoridad. e) Informar al comercio sin dilación indebida [DEFINIR PLAZO, p. ej. 72 horas] si detecta un incidente de seguridad que afecte sus datos. Ambas partes saben que los incidentes de seguridad deben reportarse a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección; multi hará el reporte que le corresponda como Encargado y apoyará al comercio con la información que necesite para el suyo. f) Remitir al comercio las consultas y reclamos de titulares que reciba, en [5] días hábiles, y apoyarlo para que pueda resolverlos dentro de los plazos legales (consultas: 10 días hábiles; reclamos: 15 días hábiles). Cuando el comercio lo instruya, actualizar, rectificar o suprimir la información reportada dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recibo (Ley 1581 de 2012, art. 18) y registrar la leyenda «reclamo en trámite». g) Al terminar el servicio, permitir la exportación durante [90] días y luego eliminar los datos (y los respaldos por rotación), salvo obligación legal. h) Permitir verificaciones razonables del cumplimiento, con aviso previo y sin afectar la seguridad de otros comercios.
4. Subencargados
El comercio autoriza el uso de: alojamiento [PROVEEDOR · PAÍS], correo [PROVEEDOR · PAÍS], respaldos [PROVEEDOR · PAÍS], [MONITOREO]. multi informará con [15] días de antelación si cambia o añade un subencargado. [DEFINIR; REVISAR CON ABOGADO transmisión internacional.]
5. Medidas de seguridad (resumen)
Aislamiento de datos entre comercios con políticas de seguridad a nivel de fila en la base de datos, verificadas con pruebas automáticas; contraseñas con hash; HTTPS; límite de intentos de acceso; registro inmutable de acciones sensibles; respaldos diarios con restauración probada; registros de actividad con identificador de petición.
6. Responsabilidad
Cada parte responde por el incumplimiento de las obligaciones que le corresponden según este contrato y la ley. [REVISAR CON ABOGADO: reparto y límites de responsabilidad.]